Pemkab Tabanan Musnahkan Arsip yang Habis Masa Retensi
KataBali.com –Tabanan – Untuk pertamakalinya, Pemerintah Kabupaten Tabanan melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip, menggelar kegiatan Pemusnahan Arsip Tahun 2019, di depan Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan, Kamis (14/11). Adapun yang dimusnahkan tersebut merupakan arsip yang tidak berguna lagi dan yang habis masa retensi.
Diantaranya arsip milik BP7, Kepegawaian dan Sekretariat Daerah yang tersimpan di ruang arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan, yang berjumlah sebanyak 350 box dan terdiri dari 124.467 lembar arsip yang sudah tidak berguna lagi. Dan tentunya telah melalui payung hukum yang jelas.
Pemusnahan tersebut dipimpin langsung oleh Bupati Tabanan yang dalam hal ini diwakili Staf Ahli Bupati I Nyoman Sumartana, didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan I Wayan Kotia, dan OPD terkait di lingkungan Pemkab Tabanan.
Kotia menjelaskan penyusutan pemusnahan arsip ini merupakan tahap akhir dari pengelolaan arsip yang pada awalnya diciptakan oleh pencipta arsip masing-masing, dalam hal ini lembaga, OPD dan arsip itu digunakan, disimpan, dipelihara, kemudian akhirnya disusutkan atau dimusnahkan apabila sudah tidak memiliki nilai guna lagi.
“Tujuan Penyusutan tersebut adalah untuk menentukan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan efisiensi dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga serta mempercepat waktu temu balik arsip,” ungkapnya.
Dan ini dijelaskannya harus sesuai dengan peraturann perundang-undangan yang berlaku. Tambahnya, untuk bisa melakukan pemusnahan arsip ini telah direncanakan dengan sangat serius oleh Pemkab Tabanan. Sebelum dimusnahkan harus mendapat persetujuan dari Badan Arsip Nasional.
“Jadi Semua perangkat Daerah harusnya memusnahkan arsip sesuai dengan peraturan yang ada, karena kita telah memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip). Kalau kita sudah memusnahkan arsip, hal itu sudah sesuai dengan undang-undang dan kita tidak membutuhkan ruang arsip yang luas,” imbuhnya.
Kedepan, Kotia mengatakan setiap tahun akan dilakukan pemusnahan arsip karena Pemkab telah mempunyai dasar hukum. Arsip yang tidak berguna lagi dan arsip yang tidak ada perkara hukum akan dimusnahkan, sehingga arsip-arsip yang disimpan di gedung arsip Pemda adalah arsip yang permanen dan statis.
Sumartana menambahkan, agar memastikan pemusnahan arsip sesuai dengan SOP dan yang dimusnahkan adalah arsip-arsip yang tidak tersangkut masalah hukum. “Dan pastikan arsip yang kita musnahkan itu, arsip yang memang sudah bisa dimusnahkan, sehingga SOP nya jelas,” tegasnya.
Dilanjutkannya kegiatan ini sudah bagus sekali, dan pertamakalinya di Tabanan. “Saya sangat mengapresiasi meskipun pertama kali di Tabanan. Mudah-mudahan kedepan ini semakin tertib. Karena kalau kita membicarakan arsip pasti sangat membosankan. Kedepan, ayo kita cintai arsip dan mulai dari hal-hal kecil tentang arsip,” imbuh Sumartana. hmt
